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監(jiān)控員工的電子郵件合適嗎
知識(shí)庫(kù) > 員工關(guān)系 > 正文 885 2012-04-17 12:13:28

 如果對(duì)電子郵件監(jiān)管政策缺乏管理和溝通,不但會(huì)影響員工的士氣,  還會(huì)影響組織的盈利能力——員工一旦對(duì)企業(yè)不滿,其個(gè)人生產(chǎn)力必然會(huì)下降  根據(jù)2006年的研究,擁有互聯(lián)網(wǎng)入口的員工會(huì)把1/4的工作日花在電...

 如果對(duì)電子郵件監(jiān)管政策缺乏管理和溝通,不但會(huì)影響員工的士氣,

  還會(huì)影響組織的盈利能力——員工一旦對(duì)企業(yè)不滿,其個(gè)人生產(chǎn)力必然會(huì)下降

  根據(jù)2006年的研究,擁有互聯(lián)網(wǎng)入口的員工會(huì)把1/4的工作日花在電子郵件上。當(dāng)然,并不完全是為了工作——80%的員工表示,他們會(huì)在工作時(shí)接收和發(fā)送私人郵件,而且有一半用的是公司郵箱。根據(jù)法律規(guī)定,使用公司郵箱發(fā)送的電子郵件屬于公司資產(chǎn),因此,雇主有權(quán)利進(jìn)行閱讀。事實(shí)上,根據(jù)2005年的一項(xiàng)調(diào)查,有55%的公司表示,會(huì)對(duì)員工的電子郵件進(jìn)行監(jiān)管。

  通過研究,中央康涅狄格州立大學(xué)的杰森·斯奈德(Jason L. Snyder)探討了電子郵件監(jiān)管和員工對(duì)于隱私的擔(dān)心是如何影響同事關(guān)系以及上下級(jí)關(guān)系的。如果員工認(rèn)為,公司“入侵”了自己的郵箱,那么,員工就更不容易相信管理者和同事。如果對(duì)電子郵件監(jiān)管政策缺乏管理和溝通,不但會(huì)影響員工的士氣,還會(huì)影響組織的盈利能力——員工一旦對(duì)企業(yè)不滿,其個(gè)人生產(chǎn)力必然會(huì)下降。

  杰森·斯奈德對(duì)300多名員工進(jìn)行了調(diào)查,這些人處于不同的年齡段,隸屬于公共部門和私營(yíng)部門,既有剛?cè)肼毜?ldquo;菜鳥”,也有高層管理者。杰森·斯奈德使用了一些心理學(xué)測(cè)試方法,來(lái)衡量被調(diào)查者和同事之間關(guān)系的質(zhì)量如何,其對(duì)監(jiān)管者和組織的信任程度,以及在工作中,電子郵件隱私被侵犯的次數(shù)。

  杰森·斯奈德發(fā)現(xiàn),雖然公司不能改變員工的心理特點(diǎn),例如,某人也許天性多疑,更容易猜忌別人。但公司可以對(duì)相關(guān)政策進(jìn)行充分的說明,以此增加員工的安全感。公司應(yīng)該采取的做法是:準(zhǔn)確、客觀地闡明電子郵件監(jiān)管政策,并提醒員工,監(jiān)管政策并不是為了偷窺員工的個(gè)人隱私,而是為了阻止不合法的行為,例如,通過電子郵件對(duì)員工進(jìn)行性騷擾。此外,公司的電子郵件系統(tǒng)也可以是公開透明的,員工可以知道,是誰(shuí)閱讀了自己的郵件。和不清楚究竟是何人看了自己的郵件相比,這么做可以減少員工不必要的擔(dān)心。杰森?斯奈德發(fā)現(xiàn),在組織中,其郵件監(jiān)管政策的不透明度越高,則員工更容易擔(dān)心,自己基本的隱私受到了侵犯。

  杰森·斯奈德認(rèn)為,雖然從法律和財(cái)務(wù)的角度考慮,企業(yè)必須要監(jiān)控設(shè)備是如何被使用的,但一定要注意,其行為并沒有損害員工對(duì)企業(yè)的信任。隨著新的溝通方式越來(lái)越普及,例如社交網(wǎng)絡(luò)、即時(shí)通訊、企業(yè)博客等,這一點(diǎn)將變得越來(lái)越重要。杰森·斯奈德認(rèn)為,最好的做法可能是:監(jiān)管者可以保留員工的郵件記錄,但其閱讀郵件的權(quán)利應(yīng)得到限制,只有在必要且符合法律的情況下,才可以查看郵件記錄。杰森·斯奈德還強(qiáng)調(diào),對(duì)于企業(yè)而言,也許并沒有必要讓員工閱讀并簽署電子郵件隱私政策,但企業(yè)必須盡力解釋,為什么要進(jìn)行監(jiān)管,以及這些監(jiān)管政策是如何被實(shí)施的。

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