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這種問題是一個普遍的現(xiàn)象，員工離職后不斷打電話了解情況的比比皆是，好一點的，已離職人員和單位關系不錯，告訴你，關系差一點的，工資已結算，哼哈兩句掛掉電話，企業(yè)自己頭痛。為什么產生這種情況？說開來還是公司的基礎工作不扎實，不知道如何做工作交接。

大部分企業(yè)的員工離職交接，都是離職員工拿一張《工作離職交接表》，和接手人員辦工作交接，然后到各部門去簽字，簽字手續(xù)完成可以離職，謹慎一點的企業(yè)，會等一個月后結算工作，期間有問題再電話聯(lián)系解決，很多企業(yè)都是這樣做的。

但是這種交接方法是有問題的，我們知道，員工一旦確定離職，往往心已經開始浮躁，很多員工已靜不下心來，總想著快速交接離職。而對于接手人員往往是一些新員工，這些新員工對這個崗位工作是不清楚的，只能是別人交什么，自己接什么。到底是否有該交的沒有交？自己并不清楚，而且有許多工作是階段性的，工作交接后在短期內可能不用作業(yè)，等一段時間后，要作業(yè)了才發(fā)現(xiàn)有問題，而再和原工作人員聯(lián)系，其或者不再理睬，或者已說不清了。有的HR會說，工作交接時其主管在干什么，為什么不認真審核？實際上我們想一下，也明白，一是主管是否什么事都知道（很多情況下主管只是知道大的方面的工作，而一些具體的工作并不清楚）？二是主管審核時是否這么多事都能想的起來？因此上把這些責任推到主管身上是不適宜的，也是不負責任的。

好的管理一定是傻瓜式的，越簡單、越直接明了最好，而不是靠某些人的努力。我讓這個HR根據(jù)公司的崗位設置，針對每個崗位的職能和工作特點編寫一份《崗位工作交接指導表》，明確每個崗位工作離職要交接的內容、交接的方法、交接人。如采購人員離職，交接雙方要共同和每一個供應商進行對帳，三方書面確認，防止出現(xiàn)采購產品與貨款不清的問題發(fā)生；對每一份未履約完成的采購訂單除三方確認采購產品等事項外，還要書面明確訂單中執(zhí)行的問題，期間處理約定等事項，……針對采購人員的每項工作進行風險分析，明確交接方式，并由采購主管、財務、庫房等各相關崗位進行評估確認，形成規(guī)則。一旦采購人員提出離職，HR就可以讓采購人員按《采購崗位工作交接指導表》進行逐項的交接工作準備，準備完成再開始辦理交接，按指導表約定逐項進行交接確認，這樣下來一般不會再出現(xiàn)類似工作交接遺漏的問題，可以降低交接風險。而且這樣對要離職的人員也很明確，知道自己如何才能快速離職，不會再產生慌亂，也不會再一點點的擠牙膏。

另外我告訴HR，如何你想最快、最清晰的辦好工作交接，還有一項工作要做，就是做各崗位的工作管理。我讓她把員工電腦的電子文件存放進行規(guī)范化，每個人都只設立四個文件夾，第一文件夾是“管理文件”文件夾，存放和崗位相關的管理制度、標準、規(guī)范、記錄表單、標準模板（如合同模板）等公司正式執(zhí)行的文件；第二文件夾是“工作檔案”文件夾，存放所有在工作中成型、提交的工作報告、報表各種有存檔備查和再利用價值的文檔；第三文件夾是“日常工作”文件夾，存放在日常工作中各部門相互傳遞的文檔資料、自己在工作中隨時產生的工作文檔。一般工作中產生的文檔都放在此文件夾，而一旦某項工作文檔正式完成或提交后，則轉存到“工作檔案”文件夾；第四文件夾是“參考素材”文件夾，放置下載的各種參考資料等；如果公司允許，也可以設一個第五文件夾，放置個人的一些私密文檔。

這樣每個員工的大文檔結構都是一樣的，一旦離職，我們只需要去關注第一、第二文件夾即可，而不用再一個個的在日常工作文件夾中去尋找。而對于員工只要定期對第一、第二文件夾進行規(guī)范整理，文檔檢查，就可以保證有價值的文檔，能很容易找到，而不會自己都找不到了，如果做的再細一點，能形成細化的文檔目錄檢索，基本每個人都可以成為一個比較合格的檔案管理員了。

我以前在曾在一家港資企業(yè)做總經理助理，有一項工作，是管理公司重大投資項目的所有合同，有幾十份，項目各種協(xié)議很多，而且合同金額都很高，少則也要幾百萬，合同執(zhí)行與付款都是分批的，而且合同執(zhí)行中總會有這樣哪樣的問題，但是我離開公司時，這項工作交接，我用了不到十分鐘。原來，我在工作中，為了保證每項合同的執(zhí)行清晰，我為每一份合同都建立了一份執(zhí)行檔案，對合同執(zhí)行中的每一個環(huán)節(jié)進行登記，哪一天簽的合同，什么時間付過款？付給誰了？發(fā)票是否給了？在執(zhí)行中出過什么問題？當時是如何處理的？還有什么遺留問題？還有多少金額沒有支付？等等，每一項都記的清清楚楚，誰來了一看都明白，下面的合同續(xù)接根本不會出現(xiàn)說不清的問題，財務等幾個相關者同時一核對完事。

工作交接做的好不好，不是離職手續(xù)的問題，而是日常管理基本功是否扎實的問題，如果我不對合同做日常記錄，我想我交接時，接手人是不可能全搞明白的，如果想搞明白，恐怕沒有半個月的核對，都完不了。